Alles, was Sie über das Flottenmanagement wissen müssen

Transparenz, Effizienz und weniger Kosten

Egal, ob Sie nur ein paar PKWs im Einsatz haben oder Hunderte von Nutzfahrzeugen, ein effizientes Management ist wichtig. Was versteht man unter Flottenmanagement (auch Fuhrparkmanagement), wie Sie Transparenz in Ihrem Fuhrpark schaffen können und wie sieht die Zukunft der betrieblichen Mobilität aus – wir verschaffen euch einen Überblick:

  1. Was verstehen wir unter Flottenmanagement?

    Beim Flottenmanagement handelt es sich um alle Aufgaben, die die Verwaltung eines Fuhrparks mit sich bringt. Hinzu gehört die Planung, Überwachung und Steuerung aller Fahrzeuge, über die ein Unternehmen verfügt. Der Fuhrpark, bzw. die Flotte kann aus PKWs, LKWs, Transportern, Bussen, aber auch Sonderfahrzeugen bestehen.

    Das Flottenmanagement umfasst viele Aufgaben und die Anforderungen von Branche zu Branche sind unterschiedlich.

    Wie beschaffe ich meine Fahrzeuge? Wie finanziere ich sie? In welchen Werkstätten werden meine Fahrzeuge zu welchen Preisen repariert? Aber auch, wie Sie Ihre eigenen Lieferanten mit in ein System einbinden können. Wann ist der optimale Austauschzeitpunkt? Plane und optimiere ich meine Routen bereits mit Künstlicher Intelligenz? Setze ich Telematik ein? Dazu bedarf es einem gründlichen Scan, einer kompetenten Beratung und einer professionellen Unterstützung bei der Umsetzung beschlossener Maßnahmen. Ziel ist es, immer die beste Lösung für die Kunden zu finden. Wir sehen Flotten als ein Investment. Was das bedeutet können Sie im folgenden Video sehen.

  2. Wer übernimmt das Flottenmanagement im Unternehmen?

    Die Flottenmanagementmodelle unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße. Hierzu kommt eine wichtige Frage – den Fuhrpark selbst managen oder auslagern?
    Das Verwalten der Fahrzeuge in kleineren Unternehmen erfolgt meistens durch ihre eigenen internen Abteilungen. Je größer das Unternehmen ist, desto höher ist der Bedarf nach einem eigenen Fuhrparkmanager. Besonders für mittelständische und Großunternehmen ist es effizienter, die Flottenmanagement-Prozesse an einen externen Dienstleister auszulagern. Beispiele dafür sind die sogernannten Flottenmanagement-Dienstleister wie ARI Fleet Germany GmbH.

  3. Was ist der Zweck des Flottenmanagements?

    Ein Flottenmanagementsystem soll zu einer optimalen Ausnutzung aller Ressourcen und Leistungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Fahrer- und Fahrzeugsicherheit beitragen und es ermöglichen, dass Probleme frühzeitig erkannt, behoben oder verhindert werden, bevor diese einen negativen Einfluss auf die Bilanz haben.

  4. Welche Aufgaben zählen zum Flottenmanagement?

    Das Flottenmanagement kann demnach folgende Aufgaben umfassen:

    • Finanzierungsstrategie
    • Beschaffungsstrategie
    • Steuerung von Fahrzeug-Akten
    • Wartung- und Reparaturmanagement
    • Schadenmanagement
    • KfZ-Steuer Management
    • Bußgeldservice
    • Datenauswertung und Datenarchivierung
    • Tankkartenmanagement
    • Routenplanung
    • Buchung und Verwaltung der Poolfahrzeuge
    • Führerscheinkontrolle
    • Fahrerunterweisung
    • Leasingvertragsadministration und Koordination des Fahrzeugrückgabemanagements
    • Remarketing

     

  5. Wie funktioniert ein effizientes Flottenmanagement?

    Wo und wie beschaffe ich Fahrzeuge? Habe ich das richtige Fahrzeug für meine Mitarbeiter? Wie kann ich die Wartungs- und Reparaturkosten reduzieren? Was ist die beste Finanzierungsstrategie?
    Intelligentes Flottenmanagement kann helfen, die Effizienz Ihres Betriebes zu steigern und Ihre laufenden Kosten zu senken, indem Optimierungspotenziale rechtzeitig erkannt und ausgeschöpft werden.

    Ganzheitliche Beratung gehört für uns zu einem effizienten Flottenmanagement dazu. Partnerschaftlich und datengetrieben. Mit unserem OpenFlex®-Modell decken wir die gesamte Wertschöpfungskette des Fuhrparks ab und schaffen Flexibilität und Sicherheit für Ihre Flotte durch transparente und revisionssichere Prozesse. Keine versteckten Margen, keine Restriktionen von Laufzeitparametern.

    Lassen Sie sich von unseren Flottenmanagement-Experten beraten. Anhand Ihrer aktuellen Fuhrparkdaten – inklusive Fahrzeugbeschaffung sowie Betriebs- und Remarketingkosten – empfehlen wir Ihnen eine exakt auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnittene Lösung und helfen Ihnen, aus Ihrem Flotteninvestment das Beste rauszuholen.

    Kontaktieren Sie uns!

  6. Was ist eine Flottenmanagement-Software?

    Je größer und komplexer die Unternehmensflotte ist, desto mehr Aufgaben hat ein Fuhrparkmanager. Immer noch gibt es eine Menge Unternehmen, die komplizierte Excel-Tabellen und Dokumente in Papierform verwenden um Fahrzeugdaten zu verwalten. Oftmals führt das zur großen Unübersichtlichkeit, zweifelhaften Transparenz und resultiert in kostenintensiven fehlerhaften Entscheidungen.

    Unabhängig von der Fuhrparkstruktur (PKWs, LKWs, Nutzfahrzeuge, Sonderfahrzeuge, etc.) und der Unternehmensgröße setzen immer mehr Fuhrparkverantwortliche und Dienstleister auf digitale und mobile Flottenmanagement-Lösungen, die einen guten Überblick verschaffen und bei der gesamten Organisation helfen können. Wächst die Flotte immer weiter, ist eine benutzerfreundliche Flottenmanagement-Software heutzutage ein unverzichtbares Mittel zur optimalen Verwaltung der Flotte, denn mit einer Flottenmanagementlösung man hat jederzeit alles im Griff und im Blick.

    Grundsätzlich ist eine Flottenmanagement-Software ein lösungsoptimiertes, automatisiertes und rekonfigurierbares Verwaltungsmanagementsystem, welches den Managern und Fuhrparkentscheidern ermöglicht, die Produktivität der Abläufe im Unternehmen zu erhöhen und Kosten zu sparen. Alle wichtigen Informationen zum Fuhrpark wie z.B. Fahrzeugdetails, Fahrerinformationen, Kraftstoffverbrauch und Wartungskosten werden digital gesammelt und übersichtlich sortiert. Man hat jederzeit mit wenigen Klicks Zugriff auf alle aktuellen Daten und kann in Echtzeit agieren, sofern dies nötig ist.

  7. Welche Vorteile bietet eine Flottenmanagement-Software für Fuhrparks?

    • Verbesserte Datenverwaltung und Transparenz der Fahrzeug-und Fahrerdaten
    • Senkung der laufenden Kosten und Reduktion der Verwaltungsaufgaben
    • Gewährleistung von einzuhaltenden Wartungsintervallen
    • Routenoptimierung und Fahrersicherheit
    • Zugriff auf Anwendungen auf Desktop-PC, Tablet-PC und mobilen Geräten
    • Möglichkeit der Integration mit anderen Geschäftssystemen und Anwendungen
    • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  8. Was muss eine gute Flottenmanagement-Software können?

    Bei der Auswahl einer Flottenmanagement-Software ist es entscheidend zu wissen, welche Aufgaben und Funktionen eine Fuhrparksoftware abdeckt und welche davon wirklich notwendig sind.

    Eine Checkliste kann Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Kriterien zu beachten.

    Verwaltung

    • Vollständige Visualisierung von Fahrzeugbuchungen, Fahrzeugbeständen, Fahrzeugrückgaben und fahrerbezogenen Daten
    • Ablage von Fahrzeugakten, Rechnungen und Kaufverträgen
    • Ablage und Verwaltung von Verträgen, Car Policies
    • Protokollierung von Schäden, Ordnungswidrigkeiten
    • Tourenplanung

    Rechnungsmanagement & Terminmanagement

    • Anzeigen und Ablage detaillierter Rechnungsinformationen
    • Darstellung des Reifenmanagements und der Instandhaltung der gesamten Flotte
    • Übersicht aller wichtigen Termine (Reifenwechsel, Fälligkeit TÜV, etc.) inkl. einer Erinnerungsfunktion via Mail
    • Auswertungen von Tank-, Schadens- und Reparaturkosten
    Führerscheinkontrolle

    • Verwaltung der Führerscheinkopien und -gültigkeit der Fahrer
    • Elektronische Führerscheinkontrolle

    Leasing

    • Beschaffung von Leasingfahrzeugen
    • Reservierung von Kurzzeit- und Langzeitmiete-Fahrzeugen
    • Kontrolle der Fahrtenbücher

     

  9. Was macht unsere Flottenmanagement Software aus?

    Unser Flottenmanagement- und Reporting System ARI insights® liefert Ihnen einen zentralen Einblick in alle Informationen zum Betrieb der eigenen Flotte in konsolidierter Form, 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr.

    Es ist eine anpassbare, ganzheitliche Webanwendung, mit der Sie für Ihre Fahrzeugflotte alle relevanten Daten aufrufen, abfragen und bearbeiten können. Es ist herausragend in seinen flexiblen Online-Abfrage-Möglichkeiten von Daten (graphisch, in Textform, verbunden mit einer Exportfunktion im Excel-Format). Das System ist in der Lage, Ihre spezifischen Berichte in Form von Einzelaufstellungen und Sammelrechnungen zu erstellen, aber auch die tatsächlichen Vollkosten über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeuges darzustellen. Zudem sind alle relevanten Fahrzeugdokumente entlang der für Sie abgewickelten Services und Prozesse in einer elektronischen Fahrzeugakte mitgeführt und dort einsehbar sowie abrufbar. Das System verfügt über mehr als 100 vordefinierte aussagekräftige Reports in Dashboards und KPI-Kennziffern, die auch schnell und unkompliziert an Ihre Mitarbeiter, Dienstleister oder Partner weitergeleitet und bei Bedarf analysiert werden können.

    Hände weg von langen Excel-Listen. Wir zeigen Ihnen gerne warum.

    KONTAKT

    Unsere Experten im Flottenmanagement zeigen Ihnen wie Sie mit unserer Flottenmanagementsoftware die Effizienz Ihres Fuhrparks steigern können. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin. Wir beraten Sie gerne!

  10. TIPP

    Hände weg von langen Excel-Listen. Wir zeigen Ihnen gerne warum.

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  11. Für welche Branchen ist Flottenmanagement wichtig?

    Ob zur PKW-Überwachung oder zur Verwaltung von Transportern, LKWs und Spezial- und Flurförderfahrzeugen ist ein Flottenmanagementsystem sinnvoll. Und egal in welcher Branche – Energieversorger, Bauunternehmen, Pharma und Chemie, Maschinenbau oder Einzelhandel, jeder kann von einem professionellen Flottenmanagement profitieren.

  12. Wie sieht die Zukunft der Mobilität im Unternehmen aus?

    Digitalisierung, Corona, Kostenbewusstsein und Klimawandel – der Markt wird zur Zeit neu definiert. Die Welt rotiert und steht auch für Flottenmanager nicht still. Wir stehen vor einem stetig wachsenden und sich verändernden Mobilitätsbedarf, der durch neue Technologien und innovative Lösungen getrieben wird.

    Einen Überblick über die Trends im Flottengeschäft möchten wir Ihnen nachfolgend geben.

    Die neue betriebliche Mobilität – moderne Mobilitätskonzepte
    Die neuen Mobilitätsformen im Bereich Flottenmanagement entwickeln sich weiter. bfp befasst sich im Beitrag zum Thema „Neue Mobilitätslösungen im Fuhrpark“ und gibt uns einen Überblick über die aktuellen Trends in diesem Bereich: Neben der erhöhten Nachfrage nach Firmenfahrzeugen im Leasing, wächst die Palette an alternativen Mobilitätslösungen im Unternehmen je nach Zielgruppe – von den E-Mobilität alternativen Antrieben, Autoabos und Carsharing, bis zu einer verstärkten Nutzung des ÖPNV und Mobilitätsbudgets. Eins ist klar – traditionelle Mobilitätsmodelle werden in Frage gestellt und die Prozesse neu gedacht. Es werden immer mehr intelligente und vernetzte Lösungen gesucht, mit dem Ziel den Verkehr zu entlasten, Ressourcen zu schonen und gleichzeitig Unternehmenskosten zu senken.

    Den ganzen Beitrag von bfp können Sie hier lesen.

    Telematics für optimales Flottenmanagement
    Auch wenn Telematik an sich nicht unbedingt neu ist, verbreitet sich die Technologie erst seit kurzem schnell in deutschen Fuhrparks. Telematik wird verwendet, um die effiziente Fuhrparksteuerung zu verbessern und das Flottenmanagement auf das nächste Level an Optimierung zu bringen. Durch die GPS- und Telematik-Tools erhalten Sie direkten Einblick in die Fahrzeug-Ortung, den Wartungsbedarf, das Fahrverhalten und vieles mehr. Mit den gesammelten Daten aus dem Echtzeit-Tracking Ihrer Fahrzeuge können Sie nicht nur die Fahrzeugnutzung besser überwachen und die Routenplanung optimieren, sondern auch den Kraftstoffverbrauch, Unfallschäden und die damit verbundenen Betriebskosten reduzieren.

    Leasing und E-Mobilität im Mittelpunkt

    Aufgrund der hohen Anschaffungskosten steigt die Nachfrage nach Leasingfahrzeugen im Flottenmanagement immer weiter – aktuell sind etwa die Hälfte aller Fahrzeuge in jedem deutschen Unternehmen im Leasing. Der Mehrwert besteht besonders in der Flexibilität, Kostenplanbarkeit und der Schonung der Liquidität. Außerdem kommen noch attraktive zusätzliche Serviceleistungen wie Instandhaltung, Ersatzwagen, Reifenmanagement, Tankkartenmanagement, Rundfunkbeitrag, Schadenservice etc., die sich sowohl im PKW, aber auch im LKW und Sonderfahrzeug-Bereich vorteilhaft nutzen lassen.
    Der Umstieg im Flottenmanagement und in der Fuhrparkverwaltung auf die Elektromobilität ist heutzutage Thema Nummer 1. Die Elektrifizierung von Fuhrparks kann ein entscheidender Ansatzpunkt sein, indem die Fahrzeugflotten als Treiber der E-Mobilität fungieren. Vor allem auch deshalb, weil viele Unternehmen ihre CO2-Emissionen senken wollen oder oft aufgrund externer Vorgaben diese reduzieren müssen. Die eingeführte staatliche Kaufprämie und die abgesenkte Mehrwertsteuer, gestalten das Leasing der Elektroautos noch vorteilhafter.

    Sind Sie bereit, die Herausforderungen im Flottenmanagement zu meistern?

    ARI hat ein Open-Flex System, das sich an die neuen Anforderungen anpasst. Verlassen Sie sich auf unsere kompetenten Spezialisten im Flottenmanagement und Leasing und machen Sie Ihr Fuhrpark zum Erfolg. Gerne erstellen wir ein individuelles Konzept für Ihre gesamte Flotte.

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